การทำบัญชีโรงเรียนเอกชนให้ถูกต้องหมายถึงการทำบัญชีให้ถูกต้องดังนี้
- ตาม พรบ.โรงเรียนเอกชน
- ตาม พรบ.การบัญชี
- ตามประมวลรัษฎากร
1. ถูกต้องตาม พรบ.โรงเรียนเอกชน
- ทำตาม พรบ.โรงเรียนเอกชนอย่างเคร่งครัด
- การจัดสรรผลกำไรจากการดำเนินงาน
- การจัดสรรผลกำไร ให้กองทุนส่งเสริมโรงเรียนไม่เกินร้อยละ 3
- การจัดสรรผลกำไร เข้ากองทุนสำรอง ไม่น้อยกว้าร้อยละ 10
- การจัดสรรผลกำไรให้ผู้รับใบอนุญาตไม่เกินร้อยละ 40
- การจัดทำตราสารโรงเรียน(สำหรับโรงเรียนเอกชนที่เปิดใหม่)
- การจัดให้มีการตรวจสอบบัญชี โดยให้คณะ กรรมการบริหารดำเนินการให้มีการตรวจสอบบัญชีของโรงเรียนในระบบเพื่อตรวจสอบ และแสดงความเห็นต่องบการเงินของโรงเรียนในระบบภายในหกสิบวันนับแต่วันสิ้น รอบปีบัญชี ทั้งนี้ ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่คณะกรรมการกำหนด
2. ถูกต้องตาม พรบ.การบัญชี
ผู้ทำบัญชี
- มีคุณสมบัติและเงื่อนไขที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด
- ประกาศกรมทะเบียนการค้ากำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชีปี 2543 ใช้ตั้งแต่ 10 ส.ค.54 เช่นมีคุณสมบัติและถิ่นที่อยู่ในราชอาณาจักร มีความรู้ภาษาไทย ไม่เคยต้องโทษกฎหมายบัญชี หรือผู้สอบบัญชี เป็นต้น
- ควบคุมดูแลการทำบัญชีให้เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีตรงความเป็นจริงและถูกต้อง
- จัดให้มีการทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชี
การทำบัญชี
- ต้องครบถ้วนถูกต้องตามที่อธิบดีประกาศกำหนดเกี่ยวกับ ดู ประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการ ที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๔
ชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ
- บัญชีรายวัน เช่น บัญชีรายวันซื้อ รายวันขาย รายวันทั่วไป
- บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร
- บัญชีสินค้าคงคลัง
ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี
- บัญชีเงินสด หรือบัญชีธนาคาร ให้มีรายละเอียดการได้มาหรือจ่ายไปซึ่งเงินสด เงินในธนาคาร เน้นที่มีในเอกสาร
- บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขาย ให้มีรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวน และราคาของสินค้าหรือบริการที่ซื้อขาย แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในเอกสารประกอบการลงบัญชี
- บัญชีรายวันทั่วไป ให้มีคำอธิบายรายการบัญชี
- บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ให้มีรายละเอียดการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของสินทรัพย์ หนี้สินและทุน โดยให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย
- บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย ให้มีรายละเอียดที่มาแห่งรายได้หรือค่าใช้จ่าย โดยให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย
- บัญชีแยกประเภทลูกหนี้หรือบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้การแสดงรายการบัญชีให้มีรายละเอียดการก่อหนี้หรือระงับหนี้ การลงรายการดังกล่าวให้อ้างชนิดของบัญชีและ
- หน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย บัญชีสินค้า ให้มีชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ รายละเอียดการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินค้า และจำนวนสินค้านั้น
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบในการลงบัญชี
- จัดให้มีเอกสารประกอบการลงบัญชีได้แก่ บันทึก หรือเอกสารใดๆที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี
- ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้ผู้ทำบัญชี เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของใบสำคัญรับ-จ่าย ฯลฯถูกต้องครบถ้วนเพื่อให้บัญชีที่จัดทำขึ้นให้สามารถแสดงผลการดำเนินงานฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลง ฐานะการเงินที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริงและตาม มาตรฐานการบัญชี
ปิดบัญชีและจัดทำงบการเงิน
- ปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน นับแต่วันที่ 1 พฤษภาคม ถึง 30 เมษายน
- จัดทำงบการเงิน โดยมีรายการย่อ ตาม พรบ.โรงเรียนเอกชน
- จัดให้งบการเงินได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ภายใน 60 วันนับตั้งแต่วันสิ้นรอบบัญชี โดยคณะกรรมการบริหารจะต้องแต่งตั้งผู้สอบบัญชีขึ้นเพื่อการตรวจสอบบัญชี
การยื่นงบการเงิน
- ยื่นงบการเงินต่อกรมที่ดินภายในจังหวัดภายใน 3 เดือนนับวันแต่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี
- เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ไว้ ณ สถานที่ทำการ
- เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี
3. ถูกต้องตามประมวลรัษฎากร
หมายถึงการวางแผนภาษี ของนิติบุคคล หมู่บ้านจัดสรร/อาคารชุด เพื่อให้นิติบุคคลฯได้รับประโยชน์สูงสุด ภายใต้เงื่อนไขที่ถูกต้องตามกฎหมาย และเป็นการวางแผนอย่างรัดกุมเพื่อป้องกันภาระที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตของกิจการ ดังนั้นการวางแผนภาษี (Tax Planning) ไม่ใช่เป็นการหลบเลี่ยงภาษี (Tax Avoidance) หรือหนีภาษี (Tax Evasion) ก่อนที่จะมีการวางแผนภาษีนั้นจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของการวางแผนภาษีดังต่อไปนี้
1. ถูกต้องครบถ้วนตามกฎหมาย ในการวางแผนภาษีอากรผู้วางแผนจะต้องมีความรู้ความเข้าใจตัวบทกฎหมายของนิติบุคคลฯ อย่างชัดเจนถูกต้อง ไม่หลงลืมประเด็นหนึ่งประเด็นใดในตัวบทกฎหมายภาษีอากร นอกจากนี้จะต้องศึกษาคำพิพากษา และข้อหารือของกรมสรรพากรประกอบการวางแผนภาษีอากรให้รัดกุมครบถ้วน
2. ได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีสูงสุด จะต้องศึกษาข้อกฎหมายที่จะทำให้นิติบุคคลฯ ได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีสูงสุด โดยการกำหนดทางเลือกในการนำเงื่อนไขทางกฎหมายมาใช้ให้นิติบุคคลฯ ได้รับประโยชน์สูงสุดและถูกกฎหมายอีกด้วย เช่น รายได้ที่ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคล และเรื่องของการที่ไม่ต้องเข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้แก่
- การจดทะเบียนสิทธิ และนิติกรรมโอนทรัพย์สินที่เป็นสาธารณูปโภค และบริการสาธารณะ
- รายได้ค่าจากการจัดเก็บค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา และการจัดการสาธารณูปโภคจากผู้ซื้อที่ดินจัดสรรซึ่งเป็นสมาชิกของนิติบุคคลฯนั้น
3. ปลอดภัยจากภาระที่อาจจะเกิดขึ้นในภายภาคหน้า การวางแผนภาษีอากรจะต้องคำนึงถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต หากมุมมองของผู้วางแผนขาดความรอบครอบในการศึกษาตัวบทกฎหมายได้อย่างถูกต้องแล้วอาจเกิดปัญหาได้ในอนาคตโดยถูกสรรพากรเรียกตรวจสอบและประเมินภาษี ทำให้นิติบุคคลฯ มีรายจ่ายเกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิด
4. มีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนและสมเหตุผล เมื่อมีการวางแผนภาษีอากรในเรื่องหนึ่งเรื่องใดจะต้องมีการยกกฎหมายมาอ้างอิงให้ชัดเจน สามารถตอบคำถามในปัญหาต่าง ๆ ในประมวลรัษฎากร คำพิพากษา ข้อหารือของกรมสรรพากร หรือกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องสามารถหาคำตอบได้เป็นที่ยอมรับของฝ่ายจัดการหรือฝ่ายบริหารอย่างไม่มีข้อสงสัย และเชื่อถือได้ในข้อมูลที่นำมาอ้างอิงเพื่อการวางแผนภาษี
การทำบัญชีให้มีคุณภาพ
การทำบัญชีให้มีคุณภาพจะประกอบด้วยแนวปฏิบัติ ดังนี้
1. การจัดระบบการทำงานให้สอดคล้องกับโปรแกรมบัญชี
พยายามปรับระบบการทำงานให้เข้ากับโปรแกรมบัญชีมาก ที่สุด เพื่อลดปัญหาการเขียนโปรแกรมเพิ่ม ทดลองนำข้อมูลเข้าในแต่ละระบบ และตรวจสอบ และปรับปรุง แก้ไข ใช้จริง ติดตามผล และปรับปรุงแก้ไข
2. กำหนดเป้าหมายตัวชี้วัด ที่เป็นไปได้ เป็นการกำหนด เพื่อให้เห็นผลเป็นรูปธรรม เช่น
- ปิดบัญชีตรงเวลา 90%
- จำนวนบัญชีที่ต้องแก้ไขหลังจากที่ปิดแล้ว ไม่เกิน 3% ของรายการบัญชีทั้งหมด
- จำนวนข้อบกพร่องที่ได้จากการตรวจสอบ 2จุดต่อเดือน
- จำนวนครั้งที่ปิดบัญชีช้า
3. มีการตรวจสอบติดตาม และปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง
ในส่วนนี้จะเป็นการตั้งคณะกรรมการคุณภาพ เพื่อตรวจสอบ ติดตามและปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง ภารกิจหลักของคณะกรรมการคุณภาพได้แก่
- กำหนดมาตรฐานคุณภาพในการทำงาน
- พิจารณาให้ความเห็นชอบในการทำงานคุณภาพ
- กำหนดระยะเวลาการตรวจสอบ
- จัดทำรายงาน และกำหนดแนวทางการแก้ไข